👋 สิ่งที่ได้เรียนรู้จากหนังสือบริหารเวลาอย่างไร ให้ชีวิตมีประสิทธิภาพเต็มที่ตลอด 24 ชั่วโมง
“เวลา” เป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุด เราได้มันมาฟรี ๆ เราใช้มันโดยไม่คิดอะไร และมันก็หมดไปอย่างง่ายดาย แต่เจ้าเวลานี่แหละ คือ ตัวก่อรูป ก่อร่างให้เกิดเรา ถ้าปราศเวลา ก็ย่อมปราศตัวเราเช่นกัน เวลาจึงเป็นวัตถุดิบที่สร้างตัวเราขึ้นมา และเราก็สร้างสรรค์ตัวเราที่เราอยากเป็นผ่านเวลานี่เอง หนังสือเล่มนี้แบ่งปันเริ่มตั้งแต่การตระหนักถึงความสำคัญของเวลา ไปจนถึงเทคนิคการบริหารเวลาต่าง ๆ ซึ่งสิ่งเหล่านี้มันคือทักษะ มันคือสิ่งที่ต้องฝึกฝน ไม่ต่างกับทักษะอย่างอื่น ๆ
😎 1 ประโยคที่ชอบที่สุดของหนังสือเล่มนี้
“เวลา คือ ของขวัญ คือ โอกาสที่เราจะทำสิ่งที่ยอดเยี่ยมให้เกิดขึ้น ช่วยเปลี่ยนชีวิตของเราได้ ทุก ๆ วัน เราได้รับของขวัญคือ 24 ชั่วโมง ชั่วโมงละ 60 นาที เพื่อทำสิ่งที่ยอดเยี่ยม”
สรุปหนังสือ The Skinny on Time Management – บริหารเวลาอย่างไร ให้ชีวิตมีประสิทธิภาพเต็มที่ตลอด 24 ชั่วโมง เขียนโดย Jim Randel
- แม้การบริหารเวลา คือ หนึ่งในปัจจัยสำคัญที่ทำให้คนคนหนึ่งประสบความสำเร็จ แต่ไม่ได้แปลว่าผู้ที่บริหารเวลาเก่งจะต้องรีบเร่งทำงานแบบไม่หยุดพัก
- ทุกคนมีเวลาสัปดาห์ละ 168 ชั่วโมง เดือนละ 720 ชั่วโมง ทุกชั่วโมงที่ผ่านไปนั้นมีค่า เรามีเวลาจำกัด การที่คุณใช้เวลาอย่างไรนั้น มันมีผลกระทบต่ออนาคตของเรา
- เวลาเป็นสิ่งที่มีค่ามากที่สุด หากเราใช้อย่างเปล่าประโยชน์ เราต้องรับความเสี่ยงเอาเอง
ตรวจสอบการใช้เวลาของว่าเราใช้เวลาอย่างไรในแต่ละวัน
หัวใจสำคัญ 3 ประการ คือ
- ต้องตระหนักรู้หรือรู้ตัวว่าใช้เวลาไปก้บอะไรบ้างในแต่ละวัน
- ต้องรับรู้ให้ได้ว่าเวลาที่เรามีนั้นผ่านไปช้าเร็วแค่ไหน
- การรับรู้ถึงเรื่องเวลาจะช่วยให้เรารู้จักตัวเราได้มากยิ่งขึ้น และช่วยให้ค้นพบจุดที่เราสามารถปรับปรุงการใช้เวลาให้เหมาะสมได้
- หากเราไม่รู้เลยว่าแต่ละวันใช้เวลาไปกับอะไร เราก็จะไม่สามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- คิดพิจารณาแล้วเขียนออกมาว่า เราใช้เวลา 24 ชั่วโมงที่ผ่านมาอย่างไรบ้าง และจัดแบ่งเวลาเป็นหมวดหมู่
- ต้องมีเป้าหมาย หรือแผนที่เดินทางสู่เป้าหมาย
- เราจะไม่สามารถจัดสรรและบริหารเวลาได้จนกว่าจะตัดสินใจได้ว่า เราต้องการอะไร?
- ตัดสินใจว่า วันนี้เราต้องการเดินหน้าไปทางไหน ทำอะไรในอีก 6 เดือน 1 ปี 5 ปีข้างหน้า
- เป้าหมายคือ วางแผนที่จะพาตัวเราจากจุดนี้ไปให้ถึงจุดที่ต้องการไว้ยังไงบ้าง แล้วมีขั้นตอนยังไง
- สิ่งที่สำคัญคือการได้เห็นวิธีการเชื่อมโยงเป้าหมายกับเวลา
- เมื่อกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนแล้ว เราก็จะสามารถกำหนดขั้นตอนและก็จะจัดสรรเวลาได้ดีขึ้น
- ต้องตัดสินใจเลือก
- หาจุดสมดุลระหว่าง การใช้ชีวิต ณ ปัจจุบัน (การทำในสิ่งที่เราต้องการทำตอนนี้) และ การใช้ชีวิตในอนาคต (การวางตัวเราไว้ในตำแหน่งที่จะพาให้เดินไปสู่ชีวิตที่คุณต้องการข้างหน้า)
- อย่าปล่อยให้ชีวิตดำเนินไปเอง จงทำให้ชีวิตเกิดขึ้นด้วยมือตัวเอง
- การตัดสินใจเลือกอย่างมีสติ ช่วยให้เรากำหนดชีวิตได้ หากไม่ตัดสินใจเลือก เท่ากับว่าปล่อยให้พลังงานอื่นกำหนดความเป็นไปในชีวิตแทนตัวเรา
วิธีบริหารเวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด
- เวลามีจำนวนจำกัด แต่เรายังพอมีหนทางเปลี่ยนเวลาที่ไม่เกิดประโยชน์ให้กลายเป็นเวลาที่มีประโยชน์ขึ้นมาได้ เท่ากับเป็นการสร้างเวลาให้เกิดขึ้นจากเวลาที่มีอยู่ใน 1 วัน เช่น ตื่นนอนให้เร็วขึ้น 10 นาทีทุกวัน 365 วัน จะมีเวลาเพิ่มขึ้นอีก 60 ชม ต่อปี
- การบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพนั้น ชั่วโมงแต่ละชั่วโมงของแต่ละคนมีประสิทธิภาพที่แตกต่างกัน
- ให้คิดว่าการบริหารเวลาไม่ใช่ภาระ ให้คิดว่ามันเป็นเรื่องสนุก เสมือนว่าเป็นความท้าทาย เป็นเรื่องที่ต้องจัดการเพื่อนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่
- เราต้องลงมือทำงานที่ยาก ๆ ในชั่วโมงเวลาที่ตื่นตัวมากที่สุด นั่นคือตอนที่เรามีพลังมากที่สุด
- กุญแจสู่ประสิทธิภาพในการทำงานคือการมีสมาธิจดจ่ออยู่กับพลังงาน ไม่ใช่จดจ่ออยู่กับเวลา
- การตัดทอนชั่วโมงการนอน เพื่อเอาเวลาไปทำอย่างอื่น เป็นความคิดที่แย่ (มีงานวิจัยจำนวนมากสรุปว่า การนอนหลับเพียง 6 ชั่วโมงต่อคืน เป็นระยะเวลา 2 สัปดาห์ จะส่งผลกระทบเท่ากับการอดนอน 1 หรือ 2 คืน)
- การสร้างเวลาด้วยการมองหาช่องว่างของเวลาในแต่ละวัน
- เพื่อสร้างเวลา ที่ไม่เกิดประโยชน์ ให้เกิดประโยชน์ขึ้นมาได้ เราสามารถหาอะไรทำช่วงปลอดงาน คือช่องว่างของเวลาระหว่างงาน A และงาน B ซึ่งยังไม่มีอะไรทำเป็นการเฉพาะเจาะจง หรือเวลาว่างระหว่างรออะไรบางอย่าง
- การบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ คือ การทำให้เกิดการสูญเสียน้อยที่สุด
- ตัดสินใจอย่างรวดเร็ว : การสูญเสียจำนวนมากเกิดจากการไม่ยอมตัดสินใจ
- อ่านอย่างรวดเร็ว : หัวใจสำคัญ คือ ต้องไม่พยายามอ่านทุกตัวอักษร
- พัฒนาทักษะในการจำ : ผู้ที่มีความจำดีจะปฏิบัติงานได้มีประสิทธิภาพมากกว่า
การผัดวันประกันพรุ่ง
- การผัดวันประกันพรุ่ง คือ ฆาตกรที่ฆ่าความฝันของเรา
- การผัดวันประกันพรุ่ง คือ เรื่องของจิตใจ
- คนที่สามารถพัฒนาให้เกิดความแข็งแกร่งทางจิตใจและความอดทนต่อสู้รับมือกับการผัดวันประกันพรุ่งนี้ได้ คือคนที่กำลังเดินทางพิชิตความฝันของเขาได้สำเร็จ
- การผัดวันประกันพรุ่งคือผลลัพธ์ของกฎสำคัญทางฟิสิกส์ ซึ่งเรียกว่า แรงเฉื่อย
- แรงเฉื่อย อธิบายว่า สิ่งต่าง ๆ รวมถึงมนุษย์ด้วยนั้น มักอยู่ในสภาพเตรียมพร้อม (นิ่ง) หากไม่มีแรงผลักดัน คนส่วนใหญ่มักจะคงสภาพอยู่นิ่ง ๆ
- กลยุทธ์การเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่ง
- ย้ำเตือนเป้าหมายอยู่เสมอ พกกระดาษที่เขียนเป้าหมายด้วยอักษรตัวใหญ่ ๆ 1 แผ่น (เอาเป้าหมายมาเชื่อมโยงกับการกระทำ)
- แบ่งงานใหญ่ออกเป็นส่วนเล็ก ๆ ที่สามารถจัดการได้
- ฝึกจการตระหนักรู้ ให้มองเห็นสัญญาณของการผัดวันประกันพรุ่ง
- หมั่นจดบันทึกอยู่ตลอดเวลา จะช่วยขับเคลื่อนให้เราลงมือ
การพัฒนาจิตใจ
- การบริหารเวลา และ ความแข็งแกร่งทางจิตใจ คือสิ่งที่ต้องพัฒนาไปด้วยกัน
- คนที่สามารถพัฒนาความแข็งแกร่งทางจิตใจได้จะเป็นผู้ที่
- ทำงานตามกรอบกำหนดเวลา/หรือแผนงาน
- ตัดสินใจเลือกได้ดี
- รักษาสมาธิได้
- เอาชนะการผัดวันประกันพรุ่งได้
- ความแข็งแกร่งทางจิตใจคือทักษะที่พัฒนาให้เกิดขึ้นได้
- 3 ข้อที่ต้องทำความเข้าใจ เกี่ยวกับการพัฒนาความแข็งแกร่งทางจิตใจ
- ความคิดของคุณไม่ใช่ตัวเรา แต่เราคือสิ่งที่อยู่เหนือจิตใจและได้ยินเสียงของจิตใจ
- ความคิดเปรียบเสมือนกับวัตถุที่จับต้องได้ เมื่อเรามองความคิดเป็นวัตถุที่จับต้องได้อะไรสักอย่าง เราจะมีอำนาจควบคุมมันได้
- สมองสามารถประมวลผลความคิดหลักได้ทีละอย่างเท่านั้น
ความไร้ระเบียบคือศัตรูตัวฉกาจของการมีประสิทธิภาพ
- เราทุกคนต่างมีความยุ่งเหยิงในชีวิตไม่ว่าจะเป็นทางกายหรือทางใจ ซึ่งนั่นคือสัญญาณบ่งบอกว่าคุณกำลังรู้สึกท่วมท้นไปด้วยสิ่งต่าง ๆ มากจนเกินไป
- การลงมือเลือกที่จะทิ้ง (ของไม่จำเป็น) และจัดข้าวของให้เป็นระเบียบจะทำให้ชีวิตรู้สึกเป็นอิสระ
- ความยุ่งเหยิงกีดขวางความเจริญก้าวหน้า เป็นเหตุให้เกิดความเครียด เป็นเหตุให้ไม่นึกอยากลงมือทำอะไร ลดทอนประสิทธิภาพ
- การจัดระเบียบบ้าน ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในรูปแบบการใช้ชีวิตและมุมมองชีวิตอย่างยิ่งใหญ่ นี่คือการปฏิรูปการใช้ชีวิต
- เมื่อบ้านเป็นระเบียบ เท่ากับว่าคุณจัดระเบียบงานและเรื่องราวในอดีตไปในตัว ดังนั้น เราจึงมองเห็นได้อย่างชัดเจนว่า ต้องการอะไรในชีวิต และไม่ต้องการอะไรในชีวิต รวมถึงสิ่งที่ควรลงมือทำและไม่ควรลงมือทำ
- การทำให้ตัวยุ่งตลอดเวลา ทำให้ไม่มีเวลากลับมาทบทวนความคิดของตัวเอง
เทคนิคสำคัญเพื่อบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ
- จัดพื้นที่ทำงานให้ดูน่าสนใจและเตรียมอุปกรณ์ทำงานให้พร้อม
- สร้างระบบการเก็บแฟ้มเอกสาร
- ต้องทำลิสต์เพียงอันเดียวที่สามารถเขียนหรือพิมพ์ทุกอย่างที่ต้องจัดการ
- เอกสารทุกอย่างต้องมีการจัดการทันที
- สำหรับเรื่องทุกเรื่องที่เข้ามา ให้ตัดสินใจทำข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้ 1. จะลงมือทำทันที 2. จะโยนทิ้งหรือลบทิ้ง 3. จะนำไปรวมกับเรื่องอื่นเพื่อจัดการต่อไป
- แปลงความคิดให้กลายเป็นขั้นตอนการลงมือทำ
- เมื่อมีขั้นตอนการลงมือทำแล้ว ให้ลงมือทำทันที
- รักษาระบบการจดบันทึกที่ดี
- ทบทวนระบบการจดบันทึกทุกสัปดาห์เพื่อดูว่ามีเรื่องอะไรค้างและดูประสิทธิภาพการทำงาน
- ทบทวนเป้าหมายระยะยาวของคุณอย่างน้อยเดือนละครั้ง
การวางแผน
- การวางแผน คือ การตัดสินใจล่วงหน้า ในสิ่งที่เราต้องทำในระยะเวลาที่กำหนดไว้
- เราควรใช้พลังงานที่มีไปกับการคิดใคร่ครวญ ตรึกตรองล่วงหน้า ว่าจะลงมือทำอะไร เมื่อไหร่ และทำอย่างไรมากกว่า
- การใช้เวลาแค่เพียง 10 นาที เพื่อนึกทบทวนสิ่งที่ต้องการ ทำให้สำเร็จและวิธีการที่จะลงมือทำ จะช่วยเพิ่มโอกาส ทำให้สำเร็จได้มากขึ้น
- สิ่งที่ใกล้เคียงกับการวางแผนมากที่สุด คือ การเตรียมให้พร้อม
- ความสำเร็จที่ได้มานั้น 75% มาจากความทุ่มเท 15% มาจากการเตรียมให้พร้อม และอีก 10% มาจากแรงบันดาลใจ
- การเตรียมพร้อมช่วยลดพลังงานที่ต้องใช้ในการทุ่มเทได้
ทำ To Do List
- ผลผลิตที่เป็นรูปธรรมคือ To Do List หรือ ลิสต์รายการสิ่งที่ต้องทำ เป็นหลักฐานยืนยันว่าเราได้วางแผนและเตรียมพร้อมแล้ว
- วิธีพัฒนาจิตใจอันสงบนิ่ง คือ การสร้างระบบสำหรับจัดเก็บ และประมวลผลข้อมูล
- วัตถุประสงค์ของ To Do List คือ ระบบที่ง่าย ๆ เพื่อใช้เก็บและจัดการทุกสิ่งที่ต้องการจำในการใช้ชีวิตทุกวัน
- บางทีเครื่องมือบริหารเวลาที่ยอดเยี่ยมที่สุดอาจเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำใน 1 วัน
- ประโยชน์ของการทำ To Do List
- จัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ (การคิดไตร่ตรองในสิ่งที่ต้องทำ และสิ่งที่ไม่ต้องทำนั้นจะช่วยกำหนดกรอบเวลาทำงานให้แก่เรา)
- ลดความเครียด (สาเหตุหนึ่งของความเครียด คือ ความกดดันเวลาที่เรารู้สึกกังวลว่าจะลืมทำเรื่องโน้นเรื่องนี้)
- สามารถทบทวนเป้าหมายและลำดับความสำคัญ (เป็นแบบฝึกหัดเรื่องกำหนดเป้าหมายและการตัดสินใจที่ฝึกทำได้ทุกวัน)
- เกิดความคิดสร้างสรรค์ (เราจะนึกไม่ถึงเลยว่าความคิดหรือไอเดียอะไรจะโผล่ออกมาจากการลงมือเขียน list บ้าง)
Prioritizing (การจัดลำดับความสำคัญ)
- คนเราส่วนใหญ่มักมีเรื่องต้องทำมากกว่าเวลาที่มีอยู่อันน้อยนิด ดังนั้น เราจึงต้องจัดลำดับความสำคัญ
- การจัดลำดับความสำคัญ คือ การสร้างลำดับก่อนหลัง ให้แก่สิ่งที่เราต้องการจะทำ
- ตั้งกฎระเบียบขึ้นในชีวิต ช่วยให้เราลดการออกแรงที่ไม่จำเป็น และประหยัดแรงโดยลดการใช้ความคิด
- หลายคนลำดับความสำคัญตามการตอบสนอง (การทำ เพราะถูกกดดัน) แทนที่จะเป็นลำดับความสำคัญในเชิงรัก (การทำสิ่งที่สำคัญจริง ๆ)
- การบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพหมายถึง การลงมือเชิงรุก (เช่น แก้ปัญหาที่สำคัญก่อน) แทนที่จะลงมือทำแบบเชิงรับ (เช่น พอมีงานเร่งด่วน เข้ามาก็พยายามทำให้หมดหมดไป) คนส่วนใหญ่มักจะยอมปล่อยให้ปัจจัยต่าง ๆ ควบคุมชีวิตเรา จากนั้นก็ลงมือเพื่อสนองตอบต่อปัจจัยเหล่านั้น
- ในการทำ To do list เราจำเป็นต้องปรับสมดุลระหว่างงานที่เร่งด่วนและงานที่สำคัญ และเมื่อใดก็ตามที่สามารถทำได้ เราต้องเลือกทำงานที่สำคัญ ก่อนงานที่เร่งด่วน
กฎ 80-20
- หลักการพาเรโต (กฎ 80:20) อธิบายถึง “สิ่งที่สำคัญหรือมีประโยชน์จะมีอยู่เป็นจำนวนที่น้อยกว่าสิ่งที่ไม่สำคัญ หรือไม่มีประโยชน์ ซึ่งจำนวนที่มากกว่า” เป็นกฎที่แสดงถึงความไม่สมดุล
- กฎทองคำ คือ “เราลงมือทำ 20% ทำให้เกิดผลลัพธ์ได้ 80%”
- หัวใจสำคัญ คือ การรู้อย่างแน่ชัดว่า 20% ของการกระทำ และการลงแรงไปกับอะไรที่จำเป็นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่
- กฎนี้ไม่ต้องลงแรงอะไรเพิ่ม แค่ทำงานฉลาดขึ้นเท่านั้น
- วิธีนำกฎ 80-20 ไปประยุกต์ใช้ในชีวิต
- จงบอกเป้าหมายมา 1 อย่าง
- จงบอกว่า เราจะทำอะไรได้บ้าง 5 อย่าง เพื่อบรรลุเป้าหมายดังกล่าว
- ในสิ่งที่เราจะทำ 5 อย่างนั้น สิ่งไหนคือสิ่งที่ช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายได้มากที่สุด
- สิ่งนั้นคือ สิ่งที่เราต้องลงแรงและตั้งใจทำ
มีสมาธิอยู่ตลอดเวลา
- ถ้าเราต้องการใช้เวลาทุกชั่วโมงให้คุ้มค่าที่สุด เราจำเป็นต้องเพิ่มพละกำลังให้แก่จิตใจด้วยการฝึกสมาธิ
- ถ้าต้องการประโยชน์จากพลังสมาธิ เราจำเป็นต้องกำจัดสิ่งรบกวนต่าง ๆ ที่เข้ามาทำให้ใจเราวอกแวกหลุดไปจากสิ่งที่กำลังจดจ่ออยู่
- เลิกหลอกตัวเองว่าทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ เวลาที่เราพยายามทำอะไรหลาย ๆ อย่างพร้อมกัน เรากำลังลดทอนประสิทธิภาพของงานแต่ละงานลง
- ขณะที่คนเราประมวลความคิด 2 อย่างพร้อมกัน ความสามารถทางความคิดจะลดต่ำลง จากสมองระดับ MBA ฮาร์วาร์ดเหลือระดับเด็กอายุ 8 ขวบ
เทคนิคพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานและการบริหารเวลา
- ตัดทิ้ง – จงตัดเรียนรู้วิธีการตัดทิ้งอย่างรวดเร็วโดยปราศจากความรู้สึกผิด
- ตัดสินใจทันที – เรื่องทุกเรื่องที่เข้ามาใน 1 วัน จงตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับมันทันที
- สร้างระบบการเก็บข้อมูล – เก็บเอกสาร หนังสือ หรือบทความต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานที่ทำเอาไว้ในที่เดียวกัน
- กำหนดเวลารับโทรศัพท์หรือตอบอีเมล – ใน 1 วัน จงกำหนดช่วงเวลาสัก 1 หรือ 2 ครั้ง เพื่อตอบกลับโทรศัพท์ พิมพ์ข้อความ หรืออีเมล
- พกสมุดจดบันทึกติดตัว – ใช้บันทึกไอเดียที่ผุดขึ้นในหัวเราระหว่างวันติดตัวเอาไว้
- ฝึกอ่านเร็วเพื่อสแกนข้อมูล – ฝึกการอ่านเร็ว
- ขอความช่วยเหลือ – หยุดลังเลที่จะขอความช่วยเหลือ
- ทำงานให้เสร็จแบบรวดเร็วจบ – จงทำงานให้เสร็จภายในรวดเดียวหรือช่วงเวลาที่กำหนด
- เดินหน้าต่อไป – อะไรทำเสร็จแล้วคือจบ จงเดินหน้าต่อไป
บทสรุป การบริหารเวลาอย่างไรให้ชีวิตมีประสิทธิภาพเต็มที่ตลอด 24 ชั่วโมง
- ตระหนักรู้เรื่องเวลา เพราะมันคือ “สิ่งที่จำเป็นต้องมี”
- สิ่งแรกต้องทำ คือ “การตั้งเป้าหมาย”
- หลังจากตั้งเป้าหมาย ต้องตัดสินใจเลือก
- เวลา เป็นสิ่งที่ต้อง “สร้าง” และ “ออกแบบ”
- อย่าผัดวันประกันพรุ่ง
- จัดระเบียบและตั้งใจฝึกจิตใจให้นิ่ง
- วางแผนและเตรียมตัวให้พร้อม
- จัดลำดับความสำคัญของงาน แยกสิ่งสำคัญออกจากสิ่งที่ไม่สำคัญ
- มีสมาธิจดจ่ออยู่กับเรื่องเพียงเรื่องเดียว
- ใช้เทคนิคการบริหารเวลาที่เป็นประโยชน์ต่อคุณ หรือเหมาะสมกับตัวเอง
อ่านจบแล้ว รู้สึกยังไงบ้าง ช่วยบอกเราหน่อยครับ 🙏
53 responses
OMG
15
Love
26
Like
12
Sad
0
Dizzy
0
Sleepy
0
Leave a Comment